Microsoft Dynamics 365 mit Zapier verbinden

Sie verbinden Scratcher über Zapier mit Microsoft Dynamics 365 (Sales, Customer Service oder Marketing). Ein Zap nimmt jeden neuen Lead aus Ihrer Scratcher-Kampagne und legt in Dynamics 365 einen Lead oder Kontakt an.

Was Sie brauchen

• Ein Zapier-Konto. Der kostenlose Zapier-Plan reicht für einen einfachen Zap mit zwei Schritten. Um nach Einwilligung zu filtern oder Duplikate zu vermeiden, brauchen Sie einen bezahlten Zapier-Plan mit mehrstufigen Zaps.
• Einen Microsoft-Dynamics-365-Benutzer mit Dynamics-365-Lizenz und einer Sicherheitsrolle, die Leads (oder Kontakte) anlegen, lesen und bearbeiten darf, zum Beispiel Salesperson.
• Ihre Dynamics-365-Adresse, zum Beispiel https://yourcompany.crm4.dynamics.com.
• Einen Scratcher-Plan mit Integrationen und eine Kampagne mit mindestens einem Lead zum Testen. Hat sie noch keinen, nehmen Sie einmal selbst teil.

Schritt 1: Scratcher mit Zapier verbinden

Wenn Sie Zapier noch nicht mit Scratcher genutzt haben, beginnen Sie mit Über 8.000 Apps mit Zapier verbinden: Gehen Sie in Scratcher zu Einstellungen > Integrationen > Zapier, klicken Sie auf Auf Zapier einrichten und nehmen Sie die Einladung zur Scratcher-App an.

Schritt 2: Den Trigger einrichten

1. Klicken Sie in Zapier auf Create und wählen Sie Zaps.
2. Suchen und wählen Sie als Trigger Scratcher, und wählen Sie den Trigger für neue Leads.
3. Verbinden Sie beim Konto Ihr Scratcher-Konto: Melden Sie sich mit Ihrer Scratcher-E-Mail und Ihrem Passwort an. Zeigt Scratcher eine Autorisierungsanfrage, klicken Sie auf Autorisieren.
4. Wählen Sie die Kampagne.
5. Klicken Sie auf Test trigger. Zapier holt einen aktuellen Lead, damit Sie die Daten sehen.

Schritt 3: Dynamics 365 verbinden und die Aktion wählen

1. Fügen Sie den Aktionsschritt hinzu, suchen Sie nach Microsoft Dynamics 365 und wählen Sie die CRM-App.
2. Wählen Sie als Aktions-Event das Event, das einen Datensatz anlegt.
3. Verbinden Sie Ihr Konto: Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Geschäftskonto an und geben Sie Ihre Dynamics-365-Adresse ein, wenn Zapier danach fragt.
4. Zeigt Microsoft „Need admin approval“, muss Ihre IT-Administration Zapier zuerst in Microsoft Entra ID freigeben.
5. Wählen Sie den Datensatztyp: Lead für neue Marketing-Leads oder Contact, wenn Ihr Team mit Kontakten arbeitet.

Schritt 4: Die Felder zuordnen

Klicken Sie in jedes Dynamics-365-Feld und wählen Sie die passenden Scratcher-Daten:

• Email (emailaddress1): die E-Mail-Adresse des Leads.
• First Name und Last Name: Ihre Formularfelder.
• Business Phone oder Mobile Phone: die Telefonnummer.
• Topic (subject, bei Leads Pflicht): Geben Sie einen festen Text ein, zum Beispiel „Scratcher Sommerspiel“.
• Lead Source: Wählen Sie einen Wert, den Ihr Team nutzt, zum Beispiel Web.
• Einwilligung: Haben Sie Ja/Nein-Spalten für die Marketing-Einwilligung, ordnen Sie die Einwilligung aus den Scratcher-Einwilligungen zu.

Schritt 5: Testen und veröffentlichen

1. Klicken Sie auf Test step. Zapier legt den Test-Lead in Dynamics 365 an.
2. Prüfen Sie den Datensatz in Dynamics 365 und löschen Sie ihn, wenn Sie ihn nicht behalten möchten.
3. Klicken Sie auf Publish, um den Zap einzuschalten.

Nur Personen senden, die zugestimmt haben

Fügen Sie zwischen Trigger und Aktion einen Schritt Filter by Zapier ein: Wählen Sie Ihre Marketing-Einwilligung aus Scratcher und setzen Sie sie auf „(Boolean) Is true“. Personen, die die Checkbox nicht angehakt haben, bleiben dann am Filter hängen. Siehe Einwilligungen einholen und Teilnahmebedingungen hinzufügen.

Duplikate vermeiden

Die Aktion zum Anlegen legt immer einen neuen Datensatz an. Um stattdessen bestehende Personen zu aktualisieren, fügen Sie vor der Aktion einen Suchschritt ein, der den Datensatz per E-Mail sucht, mit der Option, ihn anzulegen, wenn er nicht gefunden wird, und aktualisieren Sie dann den gefundenen Datensatz.

Fehlerbehebung

• Sehen Sie sich in Zapier die Zap history an. Jeder Lauf zeigt die Daten und die Fehlermeldung von Dynamics 365.
• „Principal user is missing prvCreateLead privilege“ oder Ähnliches: Die Sicherheitsrolle des Benutzers darf keine Leads anlegen. Fragen Sie Ihre Dynamics-365-Administration.
• Ein Feld wird abgelehnt: Optionssatz-Felder (wie Lead Source) brauchen einen der Werte, die in Dynamics 365 existieren.
• Leads kommen verspätet an: Zapier prüft in Abständen auf neue Leads, die von Ihrem Zapier-Plan abhängen.