Een voorbeeld van actievoorwaarden voor een winactie is een reeks bepalingen met open plekken die je invult: wie de winactie organiseert, wie mag meedoen, de data, hoe je meedoet, de prijzen, hoe winnaars worden gekozen en benaderd, en hoe persoonsgegevens worden gebruikt. Hieronder vind je een voorbeeld om te kopiëren met [invulvelden], een checklist om te zorgen dat er niets ontbreekt, en de punten die verschillen tussen instant wins en trekkingen.
Elke winactie heeft voorwaarden nodig, en die schrijven vanaf een leeg vel kost tijd. Een voorbeeld brengt je het grootste deel van de weg, zolang je het als eerste versie behandelt. De regels voor promoties verschillen per land en veranderen in de loop van de tijd, dus de laatste stap is altijd dezelfde: laat een jurist de voorwaarden controleren voor de landen waarin je de winactie organiseert.
Belangrijk: dit voorbeeld is een startpunt, geen juridisch advies. Het laat zien welke bepalingen actievoorwaarden meestal bevatten. Het maakt je voorwaarden niet in orde met de wet in je land. Vul de invulvelden in, schrap wat niet van toepassing is en laat een jurist het resultaat beoordelen voordat je lanceert.
Wat actievoorwaarden meestal behandelen
Goede regels voor een giveaway beantwoorden de vragen die een deelnemer of winnaar waarschijnlijk stelt:
- Wie de winactie organiseert en hoe je diegene bereikt
- Wie mag meedoen, en wie niet
- Wanneer de winactie begint en eindigt
- Hoe je meedoet, en hoe vaak
- Wat de prijzen zijn en hoeveel er zijn
- Hoe winnaars worden gekozen en benaderd
- Hoe persoonsgegevens worden gebruikt
- Wat er gebeurt als er iets misgaat
Een deel hiervan is op veel plekken een wettelijke eis, niet alleen goede gewoonte. In het Verenigd Koninkrijk bijvoorbeeld noemt de reclamecode (de CAP Code) de belangrijke voorwaarden die een promotie moet vermelden, waaronder hoe je meedoet, de sluitingsdatum, het aantal en soort prijzen, beperkingen zoals leeftijd of locatie, en de naam en het adres van de organisator. Bij prijspromoties vraagt de code ook te vermelden hoe en wanneer winnaars worden geïnformeerd. Organiseer je winacties in het Verenigd Koninkrijk, lees dan ook onze gids over het verschil tussen een prize draw en een competition, want de mechaniek bepaalt welke regels gelden. Organiseer je een winactie in Nederland of België, check de regels daar dan met een jurist.
Voorbeeld van actievoorwaarden
Kopieer het voorbeeld hieronder naar je eigen document. Vervang alles tussen [vierkante haken] en schrap bepalingen die niet bij je winactie passen. De tekst is bewust eenvoudig, zodat deelnemers hem op een telefoon kunnen begrijpen.
[NAAM WINACTIE] – ACTIEVOORWAARDEN 1. ORGANISATOR 1.1 De winactie wordt georganiseerd door [Bedrijfsnaam], [inschrijvingsnummer], [volledig postadres] ("wij", "ons"). 1.2 Vragen over de winactie kun je sturen naar [e-mailadres]. 2. WIE MAG MEEDOEN 2.1 De winactie staat open voor personen van [18] jaar of ouder die wonen in [land/landen]. 2.2 Medewerkers van [Bedrijfsnaam], [namen van partners/bureaus], hun directe familieleden en iedereen die beroepsmatig bij de winactie betrokken is, mogen niet meedoen. 2.3 We kunnen een winnaar vragen leeftijd, identiteit en woonplaats te bevestigen voordat de prijs wordt overhandigd. 3. ACTIEPERIODE 3.1 De winactie begint op [datum] om [tijd] en sluit op [datum] om [tijd] ([tijdzone]). 3.2 Deelnames die buiten de actieperiode binnenkomen, tellen niet. 4. HOE JE MEEDOET 4.1 Om mee te doen, speel je de game op [URL] en vul je het deelnameformulier in met [naam, e-mailadres, andere velden]. 4.2 Meedoen is gratis. Er is geen aankoop nodig. [Of: beschrijf een eventuele eis van aankoop of aankoopbewijs.] 4.3 Iedereen mag [één keer / één keer per dag / maximaal X keer] meedoen. [Vaker spelen verandert de winkans niet / wel.] 4.4 Er telt maar één deelname per e-mailadres [of telefoonnummer]. 4.5 Deelnames via geautomatiseerde tools, valse of wegwerp- e-mailadressen, gegevens van anderen of meerdere identiteiten zijn ongeldig. We kunnen zulke deelnames zonder aankondiging uitsluiten. 5. PRIJZEN 5.1 De prijzen zijn: [aantal] x [beschrijving van de prijs, waarde incl. btw waar relevant]. [Voeg troostprijzen toe, bijv. een kortingscode voor elke deelnemer.] 5.2 [Kortingscodes zijn geldig tot [datum] en kunnen niet worden gecombineerd met andere aanbiedingen.] 5.3 Prijzen kunnen niet worden ingewisseld voor geld [tenzij anders vermeld]. 5.4 Wordt een prijs onbeschikbaar om redenen buiten onze macht, dan kunnen we die vervangen door een prijs van gelijke of hogere waarde. 5.5 [Eventuele belasting of heffingen op prijzen worden afgehandeld door [ons/de winnaar]. Check de actuele regels in je land.] 6. HOE WINNAARS WORDEN GEKOZEN 6.1 [Instant win: Prijzen worden willekeurig toegekend als mensen spelen. Er zijn in totaal [aantal] prijzen, als volgt verdeeld over de actieperiode: [beschrijving].] 6.2 [Trekking: Winnaars worden op [datum/data] willekeurig getrokken uit alle geldige deelnames. De trekking wordt gedaan [door onze software voor winacties / door een onafhankelijk persoon].] 6.3 [Vaardigheidswedstrijd: Inzendingen worden beoordeeld door [wie] op basis van [criteria]. Bij een gelijke stand [beslissende regel].] 7. BERICHT EN PRIJS CLAIMEN 7.1 Winnaars worden binnen [aantal] dagen na de trekking benaderd via [e-mail/telefoon]. 7.2 Een winnaar moet binnen [aantal] dagen reageren om de prijs te claimen. Gebeurt dat niet, dan kunnen we een andere winnaar kiezen. 7.3 Prijzen worden [hoe] geleverd binnen [aantal] dagen nadat de winnaar zijn gegevens heeft bevestigd. 7.4 We zijn niet verantwoordelijk als een prijs niet kan worden geleverd omdat de winnaar verkeerde contactgegevens gaf. 8. PUBLICITEIT 8.1 [We publiceren de [naam] en [woonplaats/provincie] van de winnaars op [waar]. Je kunt hiertegen bezwaar maken door te schrijven naar [e-mailadres].] 8.2 [We kunnen winnaars vragen mee te werken aan publiciteit. Meewerken is vrijwillig.] 9. PERSOONSGEGEVENS 9.1 [Bedrijfsnaam] is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die in de winactie worden verzameld. 9.2 We gebruiken je gegevens om de winactie te organiseren, winnaars te benaderen en prijzen te leveren. [Ga je apart akkoord met het ontvangen van marketing, dan gebruiken we je gegevens ook voor dat doel. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken.] 9.3 Hoe we persoonsgegevens verwerken, hoe lang we ze bewaren en wat je rechten zijn, lees je in ons privacybeleid: [link naar privacybeleid]. 10. AANSPRAKELIJKHEID, WIJZIGINGEN EN ANNULERING 10.1 We zijn niet verantwoordelijk voor deelnames die verloren gaan, vertraagd zijn of niet worden geregistreerd door technische problemen buiten onze macht. 10.2 Kan de winactie niet verlopen zoals gepland, bijvoorbeeld door fraude, technische storingen of omstandigheden buiten onze macht, dan kunnen we hem wijzigen, pauzeren of annuleren. Wijzigingen worden gepubliceerd op [URL]. 10.3 Niets in deze voorwaarden beperkt aansprakelijkheid die volgens de wet niet kan worden beperkt. 11. SOCIAL MEDIA (schrappen als niet relevant) 11.1 Deze winactie wordt op geen enkele manier gesponsord, ondersteund of beheerd door [Instagram/Facebook/Meta] en is er niet mee verbonden. Door mee te doen, vrijwaar je [Instagram/Facebook/Meta] van elke aansprakelijkheid in verband met de winactie. 12. TOEPASSELIJK RECHT 12.1 Op deze voorwaarden is het recht van [land] van toepassing. [Voeg de bevoegde rechtbanken of klachtinstanties toe, zoals je jurist adviseert.] Laatst bijgewerkt: [datum] Aantekeningen bij het voorbeeld
- Bepaling 4.5 is belangrijker dan ze lijkt. Die geeft je het recht om nep- en geautomatiseerde deelnames weg te halen voordat je winnaars trekt. Lees onze gids over fraude bij giveaways stoppen voor de instellingen die de meeste ervan meteen buiten de deur houden.
- Bepaling 6 heeft drie opties. Houd de optie die bij je mechaniek past en schrap de andere. Combineer je een instant win met een trekking, houd dan beide.
- Bepaling 9 is een samenvatting, geen privacybeleid. Link naar je volledige privacybeleid, en houd marketingtoestemming buiten de voorwaarden (meer daarover hieronder). Onze gids over winacties en de AVG legt uit waar je aan moet denken.
- Bepaling 11 geldt alleen als je op Facebook of Instagram promoot. Het beleid van Meta voor pagina's, groepen en evenementen vraagt de organisator van een promotie een vrijwaring van Meta door elke deelnemer op te nemen en een erkenning dat de promotie niet wordt gesponsord, ondersteund of beheerd door Meta en er niet mee verbonden is. Lees onze regels voor Instagram-winacties voordat je daar een winactie houdt.
Wil je een concept met je eigen gegevens al ingevuld? De gratis actievoorwaarden generator maakt er een op basis van een kort formulier. Loop het na met de lijst hieronder voordat je publiceert.
Checklist: wat je controleert voordat je publiceert
Gebruik deze checklist op je ingevulde voorbeeld, of om een versie van je jurist of bureau te controleren.
1. Organisator
- Bedrijfsnaam, inschrijvingsnummer en postadres
- Een contactadres dat iemand tijdens de winactie echt leest
- De platforms waarop de winactie draait, en een vermelding dat die hem niet sponsoren
2. Wie mag meedoen
- Leeftijdsgrens en landen of regio's
- Uitsluitingen voor medewerkers, partners, bureaus en hun familie
- Of je winnaars kunt vragen hun leeftijd of identiteit aan te tonen
3. Data
- Begin- en einddatum, tijd en tijdzone
- Wat er gebeurt met deelnames buiten de periode
- Data van de trekkingen, als er een trekking is
4. Hoe je meedoet
- Waar en hoe mensen meedoen, en welke gegevens ze geven
- Of meedoen gratis is of aan een aankoop gekoppeld
- Hoe vaak iemand mag meedoen, en of vaker spelen de winkans verandert
- Welke deelnames ongeldig zijn, en dat je ze kunt uitsluiten
5. Prijzen
- Wat de prijzen zijn en hoeveel er van elke prijs zijn
- Troostprijzen en hoe lang kortingscodes geldig zijn
- Wat er gebeurt als een prijs onbeschikbaar is, en of er een alternatief in geld is
- Wie eventuele belasting of heffingen afhandelt (check het met je adviseur)
6. Winnaars
- Hoe winnaars worden gekozen: willekeurig, op het moment van spelen of door een jury
- Hoe en wanneer winnaars worden benaderd
- Hoe lang winnaars hebben om te claimen, en wat er gebeurt als ze dat niet doen
- Hoe en wanneer prijzen worden geleverd
- Of de namen van winnaars worden gepubliceerd, en hoe je bezwaar maakt
7. Gegevens
- Wie verantwoordelijk is voor de persoonsgegevens
- Waarvoor de gegevens worden gebruikt
- Een link naar je privacybeleid
- Marketingtoestemming apart gevraagd, niet verstopt in de voorwaarden
8. Aansprakelijkheid en wijzigingen
- Wat er gebeurt als technische problemen of fraude de winactie raken
- Wanneer je hem kunt wijzigen, pauzeren of annuleren, en waar wijzigingen worden gepubliceerd
9. Recht
- Het recht van welk land van toepassing is (vraag het je jurist)
- De datum waarop de voorwaarden voor het laatst zijn bijgewerkt
Instant win vs. trekking
De mechaniek bepaalt wat je moet uitleggen. Weet je niet zeker welke je kiest, lees dan onze vergelijking van instant wins en trekkingen.
Instant win
Kraskaarten, raden en mystery boxes vertellen mensen meteen of ze hebben gewonnen. Behandel:
- Het totale aantal prijzen en hoe ze over de periode zijn verdeeld
- Hoe uitslagen worden bepaald als de game wordt gespeeld
- Wat er gebeurt met prijzen die niet zijn gewonnen vóór het einde
- Of wat de game belooft klopt met de instelling. Staat er op de pagina "iedereen wint", dan moet er voor iedereen een prijs zijn
Trekking
Kalenders en aanmeldacties verzamelen vaak deelnames en kiezen later winnaars. Behandel:
- De datum van elke trekking en hoe winnaars worden gekozen
- Of één deelname per persoon of meerdere deelnames tellen
- Hoe en wanneer winnaars worden benaderd, en hoe lang ze hebben om te reageren
Veel campagnes combineren de twee: een directe troostprijs voor iedereen, plus een trekking voor de hoofdprijs aan het einde. In Scratcher stel je beide in op de pagina over prijzen: hoeveel exemplaren van elke prijs kunnen worden gewonnen, wanneer ze kunnen worden gewonnen en hoe vaak iedereen mag spelen. Trekkingen kunnen automatisch dagelijks, wekelijks, maandelijks of aan het einde draaien, en winnaars en deelnames kun je exporteren. Onze gids over hoe je een winnaar kiest voor je giveaway behandelt de trekking zelf.
De voorwaarden in de game tonen
De beste voorwaarden zijn nutteloos als niemand ze kan vinden.
- Link de voorwaarden vanuit het deelnameformulier, naast de knop waarmee mensen gaan spelen.
- Houd toestemming apart. Veel merken gebruiken één vakje om de voorwaarden te accepteren en een apart, niet-aangevinkt vakje voor marketingtoestemming. Check met je adviseur wat bij je opzet past.
- Toon de essentie op het scherm. Prijs, sluitingsdatum en organisator moeten zichtbaar zijn zonder de voorwaarden te openen.
- Maak het leesbaar op een telefoon. De meeste mensen spelen op een telefoon.
In Scratcher kan de tekst naast een vakje in het aanmeldformulier linken naar je voorwaarden, op je eigen website of op een aparte pagina in de campagne. Je schrijft de voorwaarden zelf en bent verantwoordelijk voor de inhoud. Elk van onze 150+ templates kan zo worden ingesteld.
Veelgemaakte fouten
- Voorwaarden en marketingtoestemming door elkaar halen. De voorwaarden accepteren en akkoord gaan met marketing zijn twee verschillende dingen.
- Ontbrekende gegevens van de organisator. Maak het makkelijk om te zien wie achter de winactie zit.
- "Win een iPhone" zonder aantal. Zeg hoeveel prijzen er zijn.
- Geen sluitingsdatum of trekkingsdatum. Mensen moeten weten wanneer het voorbij is.
- Geen bepaling over ongeldige deelnames. Zonder die bepaling is het lastiger om nepdeelnames vóór de trekking weg te halen.
- Taggen of delen als voorwaarde voor deelname. De regels van platforms en de standpunten van toezichthouders verschillen, dus check de actuele regels voordat je deze mechanieken gebruikt.
- Geen verwerkersovereenkomst. Verzamelt een tool deelnames voor je, dan verwerkt die tool persoonsgegevens namens jou. Scratcher biedt standaard een verwerkersovereenkomst.
- De voorwaarden van een ander merk kopiëren. Hun prijzen, markten en gegevensopzet verschillen van de jouwe.
Veelgestelde vragen
Kan ik dit voorbeeld gewoon kopiëren en gebruiken?
Gebruik het als eerste versie. Vul de invulvelden in, schrap wat niet van toepassing is en laat een jurist het controleren voor de landen waarin je de winactie organiseert. De regels voor promoties, toestemming en belasting op prijzen verschillen per land.
Heb ik voorwaarden nodig voor een kleine giveaway op Instagram?
Ja, dat is goede gewoonte bij elke giveaway, en het beleid van Meta verwacht dat de organisator van een promotie de wet volgt en specifieke teksten opneemt. Een korte versie van het voorbeeld hierboven, met bepaling 11, is een goed begin. Zie onze regels voor Instagram-winacties.
Waar publiceer ik de voorwaarden?
Op een pagina die mensen kunnen openen voordat ze meedoen, gelinkt vanuit het deelnameformulier. Dat kan een pagina op je website zijn of een pagina in de campagne.
Moet marketingtoestemming onderdeel zijn van de voorwaarden?
Houd haar apart. Vraag marketingtoestemming met een eigen vakje en leg uit waarvoor mensen zich aanmelden. De AVG-gids voor winacties loopt de details door.
Wie controleert of de winnaar echt is?
Jij. Je voorwaarden moeten je het recht geven winnaars te verifiëren en ongeldige deelnames uit te sluiten, en je controleert de winnaarslijst voordat je iemand benadert.
Van voorwaarden naar een live winactie
Vul het voorbeeld in, loop de checklist door en stuur beide naar je jurist. Zijn de voorwaarden klaar, voeg ze dan toe aan je campagne en link ze vanuit het deelnameformulier. Onze gids over hoe je een online winactie organiseert behandelt de rest, van prijs tot promotie, en onze pagina over online winacties laat zien hoe het werkt in Scratcher.
Klaar om te bouwen? Start een gratis proefperiode van 14 dagen, zonder creditcard, of plan een afspraak, dan helpen we je prijzen, trekkingen en toestemmingsvakjes in te stellen.
Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Regels verschillen per land en veranderen in de loop van de tijd, dus check de actuele regels en vraag juridisch advies voordat je een campagne lanceert.
